Sporta-Run 2024 Oosterzele -- WEDSTRIJDREGLEMENT – ALGEMENE VOORWAARDEN

INHOUD

artikel 1: Deze voorwaarden zijn van toepassing op het aanbod en de overeenkomst voor deelname aan de SPORTA RUN OOSTERZELE, hierna het event genoemd van joggingclub Oosterzele, hierna de organisatie genoemd.

Het evenement omvat het deelnamerecht aan het bovenvermelde event.

INFORMATIEVERPLICHTINGEN

artikel 2: De deelnemer dient de gevraagde informatie juist en volledig te verstrekken aan de organisatie. Voor de verwerking van de persoonsgegevens verwijzen we naar de Privacyverklaring. Wanneer blijkt dat de verstrekte informatie niet correct of onvolledig is, heeft de organisatie het recht de deelname te annuleren of eventuele extra kosten aan te rekenen.

De minimum leeftijdsgrens voor deelname aan het evenement is 5 jaar op de geplande datum van het hoofdevent. Op deze minimumleeftijd kan geen uitzondering gemaakt worden.

artikel 3: De organisatie zal ten laatste 7 kalenderdagen voor de geplande eventdatum, volgende inlichtingen schriftelijk aan de deelnemers verstrekken: naam, adres, telefoonnummer van hetzij de plaatselijke vertegenwoordiging van de organisatie, hetzij de plaatselijke instanties die de deelnemers bij moeilijkheden kunnen helpen.

Bij het sluiten van de overeenkomst zijn volgende verzekeringen inbegrepen:

VERZEKERINGEN

Verzekering tegen sportongevallen : (Ethias polis nr. 45.240.869).

Polis nr. 45.240.869 waarborgt de burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen van de deelnemers in geval van ongeval overkomen:

• tijdens deelname aan het event

De waarborg burgerlijke aansprakelijkheid (BA) van bovenvermelde polis komt tussen na uitputting of bij ontstentenis van de familiale verzekering die de deelnemer eventueel zou genieten.

Diefstal, verlies en schade aan materialen van de deelnemers is niet verzekerd.

ANNULERING DOOR DE DEELNEMER

Artikel 5: Annuleren

Van de inschrijvingsprijs en gekozen opties dienen 100% betaald te worden aan de organisatie ook bij een niet-deelname. Bij annulering wordt door de organisatie onder geen enkel beding een terugbetaling gedaan.

ANNULERING DOOR DE ORGANISATIE

artikel 6: Wanneer de organisatie het event voor of tijdens het evenement annuleert wegens overmacht, dan wordt de deelnemer daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht. Onder overmacht wordt verstaan: weersomstandigheden, rampen of beslissingen die door de overheid worden opgelegd waardoor het evenement of onderdelen van het evenement niet kunnen doorgaan. Bij een dergelijke annulering wordt het deelname-geld niet terugbetaald.

AANSPRAKELIJKHEID VAN DE ORGANISATIE

artikel 7: De organisatie kan slechts aansprakelijk gesteld worden voor alle schade die de deelnemer oploopt indien de overeenkomst niet of slecht werd uitgevoerd door de organisatie, tenzij:

• de deelnemer verantwoordelijk is voor de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.
• de tekortkomingen veroorzaakt zijn door een derde, die niet in de overeenkomst vermeld staat.
• de tekortkomingen te wijten zijn aan overmacht.
• de tekortkomingen te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden die door de organisatie niet op voorhand konden geweten zijn of voorkomen worden. De organisatie is steeds verplicht de in nood verkerende deelnemer te helpen. Eventueel daaraan verbonden kosten kunnen bij de deelnemer verhaald worden, mocht de deelnemer zelf verantwoordelijk zijn voor de tekortkoming.

AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DEELNEMER

artikel 8: De deelnemer wordt aansprakelijk gesteld voor de schade indien hij zijn contractuele verplichtingen niet nakomt of wanneer door zijn fout materiële of morele schade wordt berokkend aan personen, goederen of de organisatie. De fout wordt beoordeeld vanuit het normale gedrag van de deelnemer. Indien de deelnemer door zijn gedrag de veiligheid of integriteit van de organisatie, vrijwilligers, begeleiders of andere deelnemers in het gedrang brengt, dan heeft de organisatie het recht de deelnemer onmiddellijk voor verdere deelname uit te sluiten. Alle daaraan verbonden kosten zijn voor rekening van de deelnemer. Een deelnemer die om hierboven vermelde reden wordt uitgesloten voor verdere deelname van het event heeft geen recht op enige vorm van een terugbetaling of schadevergoeding. Onder niet-tolereerbaar gedrag wordt o.a. verstaan: alle vormen van agressiviteit, druggebruik,...

KLACHTENREGELING

artikel 9: Indien de deelnemer een klacht heeft, nog voor het event tot uitvoering is gekomen, dan dient hij zijn klacht schriftelijk te versturen aan naam en adres organisatie of email. Klachten tijdens het evenement moeten ter plaatse aan de organisatie overgemaakt worden en dit op een bewijskrachtige manier.

De organiastie is verplicht ter plaatse meteen de klacht te onderzoeken en er alles aan te doen naar ieders tevredenheid een oplossing te zoeken. Indien de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid van de deelnemer werd opgelost of indien de deelnemer ter plaatse, om welke reden dan ook, niet in staat is zijn klacht bij de organisatie neer te leggen, dan dient maximum 2 weken na de eventdatum de klacht per aangetekend schrijven te worden ingediend. Bij een overschrijding van deze periode is de klacht niet meer ontvankelijk.

PRIVACY WETGEVING

De verzekering wordt beheerd door naam verzekeraar.
De verstrekte (persoons) gegevens worden zorgvuldig behandeld, beveiligd en kunnen door de organisatie gebruikt worden voor commerciële doeleinden.

De organisatie plaatst ook publieke documenten online op haar website zoals uitslagen en deelnemerslijsten. Ook wordt fotografisch materiaal van het event na afloop op de website en de organisatie haar communicatiekanalen gedeeld.

Iedereen heeft recht op toegang tot zijn persoonlijke gegevens en kan steeds kosteloos een verbetering of verwijdering van de gegevens vragen in overeenstemming met de wet van 8/12/99 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Vo. 2016/679). De Privacyverklaring is van toepassing.

VERTALEN VAN DE COMMUNICATIE

De communicatie met onze deelnemers gebeurt in het Nederlands. Al onze documenten zijn enkel beschikbaar in het Nederlands.